Arrivare a fine giornata e trovarsi ancora con una lista di cose da fare è davvero snervante; è una di quelle cose che quando ti capita da gestire ti viene solo voglia di strapparti i capelli dalla testa e chiederti che cosa hai sbagliato. E prova a pensare quando il problema non è solo tuo, ma di tutto il tuo team, che fatica a mantenere il focus tra email, riunioni e compiti urgenti, che sembrano spuntare dal nulla.
Posso dirti che, per fortuna per te e per il tuo team, una soluzione c’è e prende il nome di time blocking. Per quanto banale che possa sembrare, è in realtà tra le strategie di lavoro, specie quando di mezzo ci sono tante persone che collaborano, messa in essere da personaggi di un certo calibro, come Elon Musk o Bill Gates. Cerchiamo di capirne di più, soprattutto del suo funzionamento e della sua applicazione.
Cos’è il Time Blocking?
Quando si parla di time blocking, si fa riferimento a una tecnica di gestione del tempo che prevede di suddividere la giornata praticamente in blocchi temporali. Questo ragionamento, è importante dirlo, ha un obiettivo preciso e chiarissimo, ovvero serve a pianificare per definire ogni piccolo dettaglio del lavoro che si deve svolgere.
L’idea è quella di eliminare la gestione reattiva del tempo, ovvero quell’approccio al time management in cui le persone rispondono agli eventi, alle esigenze e alle situazioni man mano che si presentano. Dall’altro lato, invece, si tende a sostenere con maggiore insistenza che ci si concentri su approccio proattivo e strutturato, praticamente pianificato.
Perché funziona questo sistema?
Le ragioni per cui questo approccio è decisamente approvato e ricercato da tante persone perché innanzitutto ha fondamenta scientifiche che spiegano come usarlo e anche come risulta così efficacemente utile per migliorare la produttività di un team. Ecco quali sono tutti i modi più efficaci è utile per applicare il time blocking:
- identifica le priorità
- blocca tempo per le attività chiave
- prevedi tempo per le interruzioni
- usa strumenti di pianificazione
- rivedi e adatta il piano
Il Time Blocking, infine, è incredibilmente efficace perché punta su un aspetto fondamentale: interrompere l’arte della procrastinazione, ovvero del rimandare sempre a domani. Ciò significa che, pianificando, non ci saranno più problemi a considerare possibile che le cose si possano fare tutte e ora, perché comprendendo anche gli aspetti per riprendere fiato, nessuno sarà più propenso a distrarsi.
Per concludere, è ovvio che non esiste un sistema che possa essere considerato infallibile a prescindere, nemmeno il Time Blocking; anche perché ovunque esistono gli imprevisti che fanno parte del mestiere e della realtà. Per questo, tenendo conto che studi come quello condotto da Harvard Business Review abbiano rivelato che le persone che programmano il loro lavoro in blocchi di tempo hanno il 25% in meno di probabilità di sentirsi sopraffatti, è anche vero essere troppo rigidi non renderà tutto assolutamente infallibile. Va bene attuare il Time Blocking, ma sempre con moderazione e ragionevolezza.
